Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavaca – na snazi od 01. Listopada 2024.
Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavaca (NN 55/24), koji je stupio na snagu 1. listopada 2024., donosi brojne izmjene u vezi s vođenjem evidencije o radnicima.
Prema Pravilniku poslodavci su dužni voditi tri ključne evidencije:
1. Evidencija o radnicima koji kod poslodavca rade temeljem ugovora o radu.
2. Evidencija o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa.
3. Evidencija o radnom vremenu radnika.
Evidencije Poslodavac moze voditi u pisanom, papirnatom ili elektroničkom obliku.
EVIDENCIJA O RADNICIMA (ZAPOSLENIMA TEMELJEM UGOVORA O RADU)
Ključna obveza poslodavca prema Pravilniku sastoji se od vođenja evidencije osnovnih podataka o radnicima koja treba sadrzavati slijedece:
1. ime i prezime,
2. osobni identifikacijski broj
3. spol,
4. dan, mjesec i godina rođenja,
5. državljanstvo,
6. prebivalište, odnosno boravište
7. dozvola za boravak i rad ili potvrda o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati,
8. stručno obrazovanje te posebni ispiti i tečajevi koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenja, licence, certifikati i sl.,
9. datum početka rada,
10. naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava,
11. vrsta sklopljenog ugovora o radu,
12. datum i razlog prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike, 13. datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.
Radnik na svoj zahtjev ima pravo tražiti uvid u svoje podatke iz evidencije o radnicima.
Isprave, dokumenti i akti koji mogu biti izvor podataka sukladno Članku 8. Stavak 1 Pravilnika, a koje je poslodavac dužan zaštititi, pohraniti i čuvati smatraju su:
1. svi ugovori o radu u pisanom obliku ili potvrda o sklopljenom ugovoru o radu s radnikom, sve izmjene i dopune ugovora o radu
2. sporazumi između poslodavca i radnika, suglasnosti i pisane izjave radnika, odluka o otkazu
3. tiskanice prijave (početka, promjene, prestanka) obveznog mirovinskog i zdravstvenog osiguranja
4. javne i privatne isprave kojima se osiguravaju dokazi o točnosti podataka o stručnom obrazovanju, osposobljavanju, usavršavanju te drugih podataka o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom
5. javne i privatne isprave, rješenja, potvrde, obračuni i sl. vezano za obveze obračunavanja i isplate plaće, te uplate poreza i doprinosa
6. rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti
7. rješenja, privatne isprave, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja, uključujući i prava po osnovi staža osiguranja koji se računa s povećanim trajanjem
8. rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za ostvarivanje prava iz obveznog zdravstvenog osiguranja
9. javne i privatne isprave, rješenja, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava na pružanje osobne skrbi ili nekog drugog prava iz općeg propisa o radu te za ostvarivanje rodiljnih i roditeljskih prava
10. zahtjevi radnika za zaštitom prava iz radnog odnosa, s odlukama, aktima i pismenima poslodavca donesenim u postupku povodom takvih zahtjeva
11. druge isprave, dokumenti i akti vezano za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom
Napomena – Pravilnik nije naveo presliku osobne iskaznice radnika kao jednu od relevantnih isprava/ dokumenata !
Agencija za zastitu osobnih podataka (AZOP) stoga ističe da čuvanje preslike osobne iskaznice radnika od strane poslodavca nije pravna obveza poslodavca i zato njezina pohrana predstavlja povećan rizik od neovlaštene ili nezakonite obrade.
Ukoliko poslodavac ipak odluči prikupljati i čuvati preslike osobnih iskaznica radnika, za istu obradu mora imati pravni temelj iz članka 6. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka. Poslodavac koji prikupljanja preslike osobnih iskaznica radnika dužan je radnika izvijestiti o svrsi obrade i pravnom temelju za obradu.
Tako osobni podaci koji se prikupljaju moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju. Sve druge osobne podatke koji se nalaze na preslici osobne iskaznice, a koji nisu primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhu prikupljanja i čuvanja preslike osobne iskaznice, poslodavac je dužan odgovarajuće ukloniti odnosno zacrniti.
Poslodavac je dužan voditi i evidencije o ustupljenim radnicima – bilo da mu je radnike privremeno ustupilo s njim povezano društvo bilo da se radi o radnicima koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje (ako je tako dogovoreno između agencije i korisnika).
EVIDENCIJA O FIZIČKIM OSOBAMA KOJE KOD POSLODAVCA OBAVLJAJU POSLOVE NA TEMELJU DRUGIH UGOVORA ILI POSEBNIH PROPISA
Vode se za slijedeće skupine:
1. osobe koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa
2. studente koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih posrednika u skladu s posebnim propisom
3. redovite učenike koji kod poslodavca obavljaju povremeni rad posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova u skladu s posebnim propisom
4. redovite učenike ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca kao polaznici provode učenje temeljeno na radu
5. djecu i maloljetnike koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti
6. osobe koje kod poslodavca u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro.
Podaci o fizičkim osobama koje takva evidencija treba sadržavati su slijedeći:
1. ime i prezime
2. osobni identifikacijski broj
3. spol
4. dan, mjesec i godina rođenja
5. državljanstvo
6. prebivalište, odnosno boravište
7. naziv ugovora ili akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova
8. mjesto rada
9. datum početka rada
10. datum prestanka rada
11. datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja fizičke osobe, ako je obveza osiguranja po toj osnovi propisana posebnim propisima.
EVIDENCIJA O RADNOM VREMENU RADNIKA
Evidencija o radnom vremenu radnika treba sadržavati sljedeće podatke:
1. ime i prezime radnika
2. datum u mjesecu
3. početak rada
4. završetak rada
5. vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran
6. ukupno dnevno radno vrijeme
7. sati terenskog rada
8. sati pripravnosti
9. vrijeme nenazočnosti na radu:
a) sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg)
b) neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom
c) sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad
d) sati plaćenog dopusta i odsutnosti s rada
e) sati očinskog dopusta i dopusta drugog posvojitelja
f) sati neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi
g) sati neplaćenog dopusta kandidata za Predsjednika Republike Hrvatske, zastupnika u Hrvatski sabor, člana županijske skupštine, gradskog ili općinskog vijeća, župana, gradonačelnika ili načelnika općine i njihove zamjenike
h) sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika
i) sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove
j) sati nenazočnosti zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi
k) sati provedeni u štrajku
l) sati isključenja s rada (lockout).
Osim gore navedenih podataka iz Članka 13. stavka 1. Pravilnika poslodavac je dužan voditi i sve one posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa (npr. sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).
Pocetak i zavrsetak rada (tocku 3. i 4.) poslodavac je dužan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu.
Stoga ako Poslodavac evidentira pocetak i zvrsetak rada onda u evidenciji radnog vremena nije dužan evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.
Isto tako, za radnike kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima, poslodavac nije dužan u evidenciji radnog vremena evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.
Poslodavci takoder imaju dužnost voditi evidencije o radnom vremenu onih radnika koji rade na izdvojenom mjestu rada i radnika koji rade na daljinu,te za njih također moraju imati evidentirano mjesto rada.
Ako je poslodavac zadužio radnika koji radi na izdvojenom mjestu rada ili radi na daljinu, za redovito vođenje i unošenje podataka u svoju evidenciju o radnom vremenu, tada je radnik je dužan sve relevatne podatke pravovremeno i redovito dostavljati poslodavcu.
Poslodavac može evidenciju o radnom vremenu radnika iskazati na svojem tipiziranom obrascu.
Digitalizacija evidencija:
• Pravilnik omogućava vođenje evidencije u digitalnom obliku, pod uvjetom da osigura dostupnost, točnost i sigurnost podataka.
Rokovi čuvanja podataka:
• Podaci o radnom vremenu i evidencijama moraju se čuvati najmanje 6 godina.
• Evidencija o isplatama plaća mora se čuvati trajno.
UTJECAJ NA POSLODAVCE I RADNIKE
Ako poslodavac ne vodi evidenciju o radnicima i radnom vremenu, ili je ne vodi na propisan način, te ne dostavi tražene podatke inspektoru rada, kaznit će se:
• Pravna osoba (npr. trgovačko društvo) novčanom kaznom od 8.090 do 13.270 eura, a odgovorna osoba od 920 do 1.320 eura.
• Fizička osoba (npr. obrtnik) novčanom kaznom od 920 do 1.320 eura.
Autor, Admin
Izvor:
https://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2024_05_55_969.html