Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije u Republici Hrvatskoj uređeni su Zakonom o računovodstvu (NN 85/2024) i drugim relevantnim propisima (Pravilnikom Zakona o računovodstvu, Općim poreznim zakonom).

Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.

Rokovi čuvanja:

  1. isplatne liste – najmanje šest godina
  2. analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
  3. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu – najmanje 11 godina
  4. isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige (npr. knjiga blagajne, knjiga ulaznih i izlaznih računa).– najmanje 11 godina

Financijski izvještaji – trajno čuvanje:

  •      Bilanca.
  •      Račun dobiti i gubitka.
  •      Izvještaj o novčanom tijeku.
  •      Izvještaj o promjenama kapitala.
  •      Bilješke uz financijske izvještaje.
  •      Konsolidirani financijski izvještaj.
  •      Revizorsko izvješće.
  •      Godišnje izvješće.

 

Početak roka čuvanja:

Rok čuvanja počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se dokumentacija odnosi.

Način i mjesto čuvanja:

Dokumentacija se može čuvati u papirnatom obliku, na elektroničkim nositeljima podataka ili putem mikrografske obrade.

Poduzetnik koji knjigovodstvene isprave pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih knjigovodstvenih isprava.
Isto tako Poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako to nije protivno drugim propisima i ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga.

Poduzetnici mogu odlučiti čuvati poslovne knjige izvan Republike Hrvatske, ali samo unutar Europske unije. Bez obzira na mjesto čuvanja, poduzetnik je odgovoran za dokumentaciju i mora omogućiti nadležnim tijelima pristup na njihov zahtjev.

 

Kazne za nepoštivanje rokova:

Novčanom kaznom u iznosu od 1320,00 eura do 13.270,00 eura kaznit će se za prekršaj poduzetnik odnosno pravna i fizička osoba iz članka 4. stavka 3.  Zakona o računovodstvu.

 

Dodatno – od 1. lipnja 2022. godine, temeljem izmjena Zakona o trgovačkim društvima, uvedene su dodatne obveze vezane za čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društava u slučajevima likvidacije ili prestanka društva bez likvidacije.

  • Čuvanje dokumentacije u slučaju likvidacije društva – tko je odgovoran?

Likvidatori društva dužni su čuvati poslovne knjige i dokumentaciju društva za koju nisu istekli zakonski rokovi čuvanja, kao i dokumentaciju koja se čuva trajno. Alternativno, mogu povjeriti čuvanje ovih dokumenata specijaliziranoj osobi ili instituciji koja pruža usluge pohrane poslovne dokumentacije.

  •    Postupak pohrane:

U sudski registar obvezno se upisuje informacija o tome kod koga i na kojoj lokaciji su pohranjene poslovne knjige i dokumentacija društva.

  •      Troškovi:

Naknada za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije podmiruje se na teret društva i to prije njegova brisanja iz registra.

Čuvanje dokumentacije u slučaju prestanka društva po skraćenom postupku bez likvidacije

  •      Tko je odgovoran za čuvanje?

Članovi društva (vlasnici) postaju odgovorni za čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva. Oni također mogu povjeriti čuvanje osobi ili instituciji koja pruža profesionalne usluge arhiviranja dokumentacije.

Pravila za čuvanje dokumentacije

  •      Dokumentacija mora biti pohranjena sukladno pravilima o postupanju s arhivskim gradivom i arhivama.

 

Autor, Admin