Pravilnik o pretvaranju knjigovodstvene dokumentacija u elektronički oblik radi pohrane – NN 70/2026. Podsjetnik: rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava
Ovim putem Vas obavještavamo o stupanju na snagu novog Pravilnika o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis (NN 70/2026 u prilogu), te donosimo kratki podsjetnik o važećim zakonskim obvezama i rokovima čuvanja računovodstvene dokumentacije u skladu sa Zakonom o računovodstvu, Zakonom o Fiskalizaciji i Općim poreznim Zakonom.
- Sažetak novog Pravilnika (Pretvorba u elektronički oblik)
Novi Pravilnik uređuje postupak u kojem se papirnata dokumentacija može pretvoriti u elektroničku građu, čime se stječu uvjeti za njezinu zakonsku pohranu u digitalnom obliku:
- Vjerodostojnost, cjelovitost i čitljivost: Informacijski sustav koji se koristi mora osigurati nedvojbeno utvrđen identitet izdavatelja, zaštitu od izmjena te čitljivost dokumenta tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
- Sljedivost i kontrola: Prilikom digitalizacije sustav mora automatski bilježiti i pohraniti podatke o tome tko je, kada i kojim softverom izvršio pretvorbu te tko je prekontrolirao ispravnost.
- Pravna snaga izvornika: Ispravno pretvorena i digitalizirana dokumentacija ima jednaku pravnu snagu prema trećim osobama (uključujući Poreznu upravu i nadzorna tijela) kao i izvorni papirnati dokument.
Napomena za poslovanje: Digitalizacija dokumentacije omogućuje optimizaciju arhivskog prostora i bržu dostupnost podataka, uz uvjet primjene adekvatnih tehničkih i unutarnjih pravila pretvorbe.
2. Obvezne rokovi čuvanja računovodstvene dokumentacije
Podsjećamo na obvezu uredne pohrane eRačuna te ostale knjigovodstvene i porezne dokumentacije.
Osnovni rokovi čuvanja su:
- isplatne liste – 6 godina
- analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
- Izdane i zaprimljene eRačune u izvornom obliku – 6 godina od isteka godine u kojoj su eRačuni izdani, (pod uvjetom da je za njih proveo postupak fiskalizacije eRačuna).
- knjigovodstvene isprave i poslovne knjige – 11 godina
Podsjećamo na obvezu uredne pohrane eRačuna: ako je račun izdan ili zaprimljen kao eRačun u strukturiranom elektroničkom obliku, mora se čuvati u izvornom obliku, što znači da PDF nije zamjena za izvorni XML kada je XML izvorni format računa!
Preporučamo da dodatno provjerite vašu dokumentaciju i interne procedure za pohranu.
Autor, Admin